Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

2. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung. Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Diese Website ist als statische Präsentation aufgebaut. Es werden keine Tracking-Tools, keine Analyse-Software und keine Werbe-Cookies eingesetzt.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

SB Management & Development GmbH
Oberländer Str. 31
16341 Panketal

Telefon: 0171 56 25 033
E-Mail: info@fm4b.de

Speicherdauer

Soweit in dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt ist, speichern wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus dem Handels- und Steuerrecht, bleiben unberührt. Fällt der Zweck weg oder wird eine wirksame Einwilligung widerrufen, werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, Berichtigung unrichtiger Daten, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung und Datenübertragbarkeit. Sie können einer Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen aus Gründen widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Darüber hinaus haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist insbesondere die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

3. Datenerfassung auf dieser Website

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dies sind:

• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer URL
• Hostname des zugreifenden Rechners
• Uhrzeit der Serveranfrage
• IP-Adresse

Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen. Die Erfassung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Der Websitebetreiber hat ein berechtigtes Interesse an der technisch fehlerfreien Darstellung und der Optimierung seiner Website – hierzu müssen die Server-Log-Files erfasst werden.

Keine Datenübertragung durch Formulare

Diese Website sendet keine Formulardaten an einen Server und speichert nichts von dem, was Sie eingeben. Das Anfrageformular auf der Kontaktseite und der Online-Fördercheck verarbeiten Ihre Angaben ausschließlich vorübergehend in Ihrem Browser und tragen sie auf Ihren Klick hin in einen E-Mail-Entwurf ein, den Sie vor dem Senden lesen und ändern können. Beim Verlassen oder Neuladen der Seite sind die Angaben verschwunden; bei uns kommt erst etwas an, wenn Sie die E-Mail selbst absenden.

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Telefon

E-Mail-Links und der Abschluss des Online-Förderchecks öffnen lediglich Ihr lokal eingerichtetes E-Mail-Programm. Der Fördercheck kann dabei die ausgewählten Eckdaten des Vorhabens in einen Entwurf eintragen. An uns wird erst dann etwas übermittelt, wenn Sie die E-Mail selbst absenden. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag gerichtet ist, andernfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an der Beantwortung geschäftlicher Anfragen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Entsprechendes gilt für telefonische Anfragen.

Online-Terminbuchung bei Calendly

Für die Vereinbarung und Verwaltung von Terminen sowie den Versand terminbezogener Bestätigungen und Erinnerungen nutzen wir Calendly, einen Dienst der Calendly, LLC mit Sitz in den USA. Calendly ist nicht in diese Website eingebettet. Erst wenn Sie den entsprechend gekennzeichneten Link anklicken, verlassen Sie unser Angebot und rufen die externe Buchungsseite auf.

Dabei werden insbesondere die von Ihnen eingegebenen Kontakt- und Termindaten, der gewählte Termin, Mitteilungen zur Buchung und technische Nutzungsdaten verarbeitet. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Terminorganisation nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit optionale Angaben oder Funktionen auf einer Einwilligung beruhen, ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO die Rechtsgrundlage. Calendly verarbeitet die Daten in unserem Auftrag. Dabei kann eine Übermittlung in die USA stattfinden. Calendly ist nach eigenen Angaben unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert und stützt Übermittlungen ergänzend auf Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission. Für die Buchungsseite, dort eingesetzte Cookies und weitere Empfänger gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Calendly.

Meeting-Transkription mit Sally

Bei ausdrücklich dafür vorgesehenen Online-Besprechungen kann der Protokollassistent Sally eingesetzt werden. Anbieter und Auftragsverarbeiter ist die Aliru GmbH, Julius-Hatry-Straße 1, 68163 Mannheim. Sally verarbeitet dabei insbesondere die Audiospur und das gesprochene Wort, Namen und Stimmen der Beteiligten, Meeting-Metadaten sowie daraus erzeugte Transkripte und Zusammenfassungen. Videoaufzeichnungen werden in unserer Konfiguration nicht gespeichert.

Die Verarbeitung dient ausschließlich der Dokumentation, Nachbereitung und vereinbarten weiteren Bearbeitung des Gesprächs. Sie erfolgt auf Grundlage Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Vor dem Einsatz werden die Beteiligten über den Protokollassistenten informiert. Ohne Zustimmung wird Sally nicht eingesetzt beziehungsweise aus dem Meeting entfernt; bis dahin erfasste Daten werden gelöscht. Eine Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

In unserem Arbeitsbereich gelten derzeit folgende automatische Löschfristen: Mediendaten zwei Wochen, Transkripte sechs Wochen, Zusammenfassungen sechs Monate sowie Termin- und Aufzeichnungsmetadaten ein Jahr. Logdaten werden nach drei Monaten gelöscht. Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn sie für einen vereinbarten Zweck oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Nach Angaben des Anbieters werden personenbezogene Daten innerhalb der Europäischen Union verarbeitet; Drittlandübermittlungen finden grundsätzlich nicht statt. Für den Betrieb werden dokumentierte Unterauftragnehmer eingesetzt. Dazu können insbesondere Hetzner für das Hosting sowie – abhängig vom jeweiligen technischen Umstellungsstand – Amazon Web Services, Microsoft Azure, Azure OpenAI und DeepL gehören. Sally gibt an, personenbezogene Informationen vor der Verarbeitung durch ein Sprachmodell zu maskieren und Kundendaten nicht zum Training von Sprachmodellen zu verwenden.

Weitere Informationen finden Sie in der Sicherheits- und Datenschutzübersicht von Sally sowie in der aktuellen Liste der Unterauftragnehmer und Verarbeitungsorte.

Cookies, Reichweitenmessung und Werbung

Wir setzen auf dieser Website keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Dienste ein. Es werden von uns keine nicht notwendigen Cookies gesetzt. Deshalb ist derzeit kein Einwilligungsbanner erforderlich. Sollte sich die technische Ausstattung ändern, werden diese Hinweise vor dem Einsatz entsprechend angepasst.

Lokale Schriftdateien und Bilder

Die verwendete Schriftfamilie Lato und die Bilder dieser Website werden lokal von unserem Webserver bereitgestellt. Beim Seitenaufruf wird keine Verbindung zu Google Fonts oder zu einem externen Bilddienst hergestellt.

4. Dienste für Kundenbetreuung und Geschäftsbetrieb

Zur Bearbeitung von Anfragen, zur Durchführung von Projekten und zur Erfüllung unserer gesetzlichen Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten setzen wir die nachfolgend beschriebenen Cloud-Dienste ein. Soweit die Anbieter personenbezogene Daten weisungsgebunden für uns verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung.

MOCO

Für Angebotserstellung, Projektplanung und -steuerung, Leistungserfassung sowie Abrechnung nutzen wir MOCO, einen Dienst der everii Switzerland GmbH. Dabei können Stamm- und Kontaktdaten, Unternehmensdaten, Angebots- und Vertragsinformationen, Projektzuordnungen, Leistungs- und Zeitdaten, Abrechnungsdaten, Zahlungsstatus, Korrespondenz und projektbezogene Dokumente verarbeitet werden.

Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO sowie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer geordneten Projekt- und Unternehmenssteuerung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verarbeitung der Servicedaten findet nach Angaben des Anbieters in der Schweiz statt. Für die Schweiz besteht ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission.

Zoho CRM

Für die strukturierte Verwaltung von Interessenten- und Kundendaten, Kommunikationsverläufen, Vertriebschancen, Pipelines, Aufgaben und Wiedervorlagen nutzen wir Zoho CRM. Anbieter ist Zoho Corporation beziehungsweise die für unsere Region zuständige Zoho-Konzerngesellschaft. Unser Konto ist der Datenregion Europäische Union zugeordnet.

Verarbeitet werden insbesondere Namen, geschäftliche Kontaktdaten, Unternehmens- und Funktionsangaben, Herkunft und Status einer Anfrage, Gesprächs- und Kommunikationsnotizen, Aufgaben, Termine, Dokumente sowie Informationen über angebahnte und bestehende Geschäftsbeziehungen. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für unser berechtigtes Interesse an einer nachvollziehbaren Kundenbetreuung und Vertriebsorganisation. Zoho setzt dokumentierte Unterauftragnehmer ein. Zugriffe oder Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums können dabei nicht in jedem Fall ausgeschlossen werden; sie sind nach den Anbieterangaben durch die datenschutzrechtlich vorgesehenen Garantien, insbesondere Standardvertragsklauseln, abzusichern.

Microsoft 365: Outlook Exchange und OneDrive for Business

Für geschäftliche E-Mail-Kommunikation nutzen wir Outlook mit Exchange Online und für die Ablage, gemeinsame Bearbeitung und Sicherung geschäftlicher Dokumente OneDrive for Business. Die Dienste werden von Microsoft Ireland Operations Limited im Rahmen von Microsoft 365 bereitgestellt.

Je nach Nutzung werden Absender- und Empfängerdaten, E-Mail-Adressen, Nachrichteninhalte, Anhänge, Kalender- und Termindaten, Kontaktdaten, Dokumente, Dateimetadaten, Freigaben sowie Protokoll- und Diagnosedaten verarbeitet. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für Vertragsanbahnung und Vertragsdurchführung, Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für gesetzliche Aufbewahrungspflichten sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine sichere und effiziente Kommunikation und Dokumentenverwaltung.

Microsoft verarbeitet europäische Kundendaten nach Maßgabe der vertraglichen Produktbedingungen und der EU Data Boundary grundsätzlich innerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums. Begrenzte Übermittlungen oder Zugriffe aus Drittländern, etwa für Support, Sicherheit oder bestimmte verbundene Dienste, können nicht vollständig ausgeschlossen werden. Microsoft sieht hierfür die jeweils anwendbaren gesetzlichen Übermittlungsmechanismen vor.

LangDock

Zur KI-gestützten Unterstützung interner Arbeitsprozesse nutzen wir die Plattform LangDock der Langdock GmbH, Greifswalder Straße 212, 10405 Berlin. Abhängig von der jeweiligen Aufgabe können Eingaben, Arbeitsunterlagen und die daraus erzeugten Ausgaben verarbeitet werden. Personenbezogene oder vertrauliche Inhalte werden nur übermittelt, soweit dies für den jeweiligen Zweck erforderlich und datenschutzrechtlich zulässig ist.

Die Verarbeitung erfolgt, soweit sie unmittelbar der Bearbeitung eines Auftrags oder einer Anfrage dient, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, andernfalls auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an effizienten und qualitativ gesicherten internen Arbeitsabläufen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. LangDock verarbeitet Plattformdaten als Auftragsverarbeiter und setzt seinerseits dokumentierte Infrastruktur- und KI-Unterauftragnehmer ein. Die konkret eingesetzten Modelle und Empfänger können von der gewählten Funktion und Konfiguration abhängen.

Domainverwaltung und DNS über STRATO

Unsere Domain wird bei der STRATO AG verwaltet. STRATO erbringt für uns insbesondere Leistungen zur Domainregistrierung und technischen DNS-Bereitstellung. Dabei können Domain- und Vertragsdaten sowie bei DNS- und Administrationsvorgängen technisch erforderliche Verbindungs- und Protokolldaten verarbeitet werden. Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO und auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren und zuverlässigen Erreichbarkeit unserer Domain nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Domainverwaltung bei STRATO ist nicht mit dem Hosting dieser Website gleichzusetzen.

Speicherdauer in den Geschäftssystemen

Wir löschen personenbezogene Daten in diesen Systemen, sobald sie für den jeweiligen Geschäfts- oder Dokumentationszweck nicht mehr erforderlich sind. Vertrags-, Angebots-, Buchungs- und Abrechnungsunterlagen können den gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen. Daten zu nicht zustande gekommenen Anfragen werden regelmäßig überprüft und gelöscht, sofern keine Einwilligung, kein berechtigtes Interesse und keine gesetzliche Pflicht eine weitere Speicherung rechtfertigen.

5. Hosting und Content Delivery Networks (CDN)

Diese Website wird bei der Hostinger International Ltd. gehostet, dem Anbieter unserer Webhosting-Umgebung. Mit dem Hoster besteht ein Vertrag über Auftragsverarbeitung. Beim Aufruf verarbeitet der Hoster technisch erforderliche Verbindungsdaten, insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Ressource, übertragene Datenmenge sowie Browser- und Geräteinformationen. Die Verarbeitung ist erforderlich, um die Website sicher und zuverlässig auszuliefern, und erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

6. Datensicherheit

Diese Website nutzt eine verschlüsselte HTTPS-Verbindung. Sie erkennen dies an der mit „https://“ beginnenden Adresse. Dadurch können Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt, nach dem Stand der Technik gegen ein einfaches Mitlesen auf dem Übertragungsweg geschützt werden.